Funcionário de uma empresa de produtos químicos em São Paulo (SP), Claudinei Rodrigues de Oliveira já chegou a ter uma reunião que durou mais de 12 horas. No dia a dia, esses "encontros" costumam ter, em média, três horas, e já são considerados normais pelos funcionários. Discussões, analogias e divagações fazem com que, segundo ele, os subordinados tenham uma participação praticamente nula. "Ficamos somente escutando, o que nos causa muito cansaço e estresse. Pois, quando acaba a reunião, vem a cobrança referente ao trabalho. Mas como podemos fazer alguma coisa se estávamos presos em reunião?".
Essa sensação de perda de tempo de Claudinei é a mesma de muitos trabalhadores e executivos brasileiros. Pesquisa da consultoria Robert Half, de recursos humanos, aponta que 38% dos executivos brasileiros ouvidos no levantamento consideram metade de suas reuniões desnecessárias. O estudo também mostrou que 68% reclamam, justamente, do planejamento da pauta do que será discutido, motivo apontado pelos especialistas como o principal para a demora e os poucos resultados.
"Para dar certo, a reunião deve ser planejada. Esse é o primeiro ponto a ser levado em consideração. É preciso definir previamente o tempo, o objetivo e o público-alvo", destaca a professora da pós-graduação em gestão de pessoas da Fae Centro Universitário, de Curitiba (PR), Nancy Malschitzky. Ela enfatiza também que uma reunião dinâmica e que gere resultados não deve durar mais de uma hora. "Depois desse tempo, as pessoas começam a dispersar e vir com assuntos aleatórios, e todos saem com a sensação de que não sabem o que foram fazer ali".
De acordo com a coordenadora do Ibmec Carreiras, do Grupo Ibmec Educacional, com sede em Belo Horizonte (MG), Jaqueline Silveira Mascarenhas, tirar o foco do tema é o principal vilão das longas tardes de reunião, e isso também vale para as reuniões pedagógicas. O ideal, de acordo com ela, é que um assunto complexo seja dividido em subtemas, com discussões mais curtas. "Se forem avaliar as premissas da escola ou todo o projeto pedagógico, de fato, leva muito tempo. Se o gestor não define bem os temas, daqui a pouco todo mundo já está falando da cantina e do pipoqueiro que fica na frente da escola".
Tanto Jaqueline quanto Nancy ressaltam que outro erro de muitos diretores e gestores é, na tentativa de serem "democráticos", convocar um número muito elevado de funcionários para a reunião. "Essa é uma mania das empresas. Não chame todo mundo, só os principais envolvidos, aqueles que vão ser os facilitadores do assunto. Se vou informar o valor da participação dos lucros para o professor, por exemplo, posso chamar apenas os coordenadores para que depois repassem a informação. Tem que fazer esse corte. Muita gente é um agrupamento", acredita a coordenadora do Ibmec Carreiras. Segundo a professora da Fae, é preciso que os gestores entendam que muita gente fora do foco de trabalho por um longo período é perda de produtividade e dinheiro. "As pessoas saem do local de trabalho para, em tese, produzir. E, muitas vezes, isso não acontece".
Nancy lembra que é importante que os gestores e gerentes estejam atentos ao novo movimento do mercado de trabalho, com a entrada de jovens da chamada "Geração Y". "Esse é um fato novo no mundo corporativo. Esses novos trabalhadores são mais imediatistas, objetivos e preferem atuação do que palavras. Então, quando começam a participar de reuniões longas e improdutivas, logo eles não querem mais ir, pois percebem a perda de tempo". Essa opinião vem de encontro com outro dado da pesquisa da Robert Half: 32% dos entrevistados estão insatisfeitos com as reuniões.
Texto de Isadora Rupp (isadora@humanaeditorial.com.br)
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